Vous avez l’impression que les réunions ne servent à rien d’autre qu’à vous faire perdre du temps et à ouvrir le bureau des plaintes.
D’ailleurs, lors de la réunion plénière de l’année dernière, Béatrice a monopolisé la parole avec ses histoires de retards de livraison et Pascal avec ses problèmes d’arthrose. Deux heures de réunion pour accoucher d’une souris. « Hors de question de recommencer ! » vous dites-vous.
Et pourtant, bien menés et bien encadrés, les espaces de discussion (EDD) sur le travail sont de véritables leviers de performance sociale et productive.
Pourquoi ? Comment ? Envies RH vous donne quelques clés pour changer de point de vue et vous lancer !
1 . Quels bénéfices en tirer ?
En creusant les difficultés évoquées par vos collaborateurs, vous découvririez peut-être que si Béatrice se plaint des délais de livraison, c’est parce que Justine, chargée des commandes de matériel, est débordée par le standard et n’a pas une minute à elle pour traiter les commandes de Béatrice. Si Béatrice pouvait passer elle-même ses commandes, elles gagneraient du temps toutes les deux. Quant à Pascal, ses problèmes d’arthrose lui empoisonnent la vie et le mettent en difficulté dans son travail.
Afin que son expérience et ses compétences profitent à vos salariés et qu’il ne contamine pas toute l’équipe avec sa mauvaise humeur, une réévaluation de ses missions pourrait être envisagée.
Ces exemples très simples prouvent que la parole des salariés, quand elle est encouragée tout en étant cadrée, favorise les améliorations sociales et productives.
De nombreux bénéfices s’en dégagent : la remontée d’informations sur le travail auprès des décideurs, des innovations organisationnelles, un dialogue social constructif, l’identification des risques psychosociaux, le transfert de compétences… Enfin, la participation des salariés est, pour eux, un indicateur de reconnaissance de leur travail. Elle donne du sens à leur action et joue un rôle dans leur motivation et leur engagement.
2. Quels EDD efficaces mettre en place ?
Vous avez raison : une réunion plénière n’est pas le lieu approprié pour aborder les problèmes de Béatrice, Pascal et Justine.
Les espaces possibles de discussion sont nombreux dans les entreprises : comités de direction, groupes projet, entretiens annuels, réunions d’équipe, formations, institutions représentatives du personnel… Pourtant, ils ne sont pas toujours conçus comme un lieu ouvert aux échanges et aux transformations.
Mais, comment parvenir à analyser le travail réel et à imaginer des solutions si vos collaborateurs n’ont pas la parole ? Et comment résoudre ce paradoxe : beaucoup se plaignent de passer trop de temps en réunion tout en déplorant une insuffisance de discussion ? La réponse est peut-être à chercher du côté du « moins mais mieux »…
Ainsi, les EDD doivent être « des espaces collectifs qui permettent une discussion centrée sur l’expérience de travail et ses enjeux, les règles de métier, le sens de l’activité, les ressources, les contraintes[1]. » Les échanges s’y déroulent en suivant des règles prédéfinies par les participants et sont prévus dans l’organisation du travail. Ils permettent de dégager des propositions d’amélioration et des recommandations concrètes sur la façon de travailler.
Il s’agit d’inscrire les collaborateurs de l’entreprise dans le pouvoir d’agir.
3. Et concrètement ?
Pour avancer sur le sujet, voici 5 questions à vous poser pour construire un EDD répondant à vos attentes et à celles de vos collaborateurs.
- Que cherche-t-on à produire ou à améliorer ?
Ce n’est pas une foire à tout ! Des finalités concrètes doivent être définies et respectées.
- Est-ce qu’un espace permettant de traiter cette question existe déjà ?
Inutile de réinventer la roue. Si cet espace existe, utilisez-le !
- Quelle forme doit prendre le nouvel EDD dont j’ai besoin ?
Il s’agit de définir le périmètre de la discussion, les acteurs impliqués, la fréquence des réunions, leur format, les modalités de restitution…
- Comment sera cadrée cette action ?
Il faut ici outiller les managers concernés : moyens mis à leur disposition, remontée des informations, marges de manœuvre…
- Quelle expérimentation pourrait être envisagée ?
C’est le temps du passage à l’action avec un nombre restreint de participants, de l’évaluation de cette action et de sa diffusion en fonction de son efficacité.
Comme dans le cas de Pascal et Béatrice, il suffit souvent de dépassionner le débat pour le rendre constructif.
Vous en êtes convaincus, mais ne vous sentez pas encore suffisamment armés pour vous lancer seul ? Pas de panique ! Envies RH accompagne les entreprises dans la mise en œuvre, l’expérimentation et l’évaluation des espaces de discussion sur le travail. On s’appelle ?
[1] Extrait de la définition de l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact)
